Protéger l’intégrité et l’authenticité des informations et des personnes

L’Europe et l’ensemble de ses états membres ont légiféré en matière de factures électroniques dans le but de les promouvoir et de pousser ainsi les entreprises à réduire au maximum les coûts et les impacts liés au traitement du papier. Depuis le 1er Janvier 2010, suite à une application d’un arrêté royal adopté par le gouvernement fin 2009, les factures électroniques sont placées sur un pied d’égalité complet avec les factures papier, pour autant que l’intégrité, l’authenticité de ces factures électroniques puissent être garantis. Et ce, en ce qui concerne tant l’envoi, la réception et le traitement que l’archivage des factures. La FEB (Fédération des Entreprises Belges) à l’origine de ces nouvelles règles s’exprime à ce sujet en disant : “Etant donné que l’administration ne définira plus à l’avenir des méthodes obligatoires pour garantir l’authenticité et l’intégrité d’une facture, les entreprises pourront opter pour la méthode qui leur convient le mieux. Cette flexibilité ne manquera pas de stimuler la facturation électronique.”

Ceci est une très bonne nouvelle !

Les avantages obtenus par le remplacement des factures papier par des factures électroniques sont nombreux (sources : Ministère de l’économie, FEB, UWE)

  • Le traitement des factures sous format papier est très cher. Des estimations chiffrent le coût moyen d'une facture sortante de l'ordre de 8 à 10 euros et celui d'une facture entrante de l'ordre de 10 à 15 euros (coût important de l'opération de "rapprochement commande / facture"). Ces coûts peuvent au moins être divisés par 2 en cas de traitement de factures électroniques ;
  • Les contestations, très coûteuses à traiter (coût au moins 5 fois plus élevé que pour une facture non contestée), peuvent être fortement réduites et allégées si le processus est entièrement électronique ;
  • La chaîne envoi–réception-paiement peut être sensiblement accélérée et fiabilisée si la facture est envoyée sous format électronique. Cela rend ainsi possible un recouvrement rapide et des économies significatives en trésorerie. Des études au niveau européen estiment le gain financier d'un passage vers la facturation électronique à au moins 1% (voire 2%) du montant des achats, soit un impact non négligeable sur la compétitivité globale du tissu économique européen.

Outre ces avantages financiers, la facturation électronique devrait enregistrer un impact écologique significatif en terme d'impact CO2 (moins de transport de documents, par exemple entre une entreprise et sa fiduciaire, et consommation moindre de papier : estimation de 15.000 tonnes/an en Belgique).

Aujourd’hui, les entreprises échangent déjà de nombreux documents commerciaux par voie électronique. A l’heure actuelle, lafacture papier est souvent le seul document qui empêche les entreprises de passer à un traitement totalement intégré et  automatisé de ces documents (ayant trait à la commande, à la livraison avec facturation, au traitement, au paiement et à l’archivage). Afin de permettre quand même un traitement automatisé de leurs factures, bon nombre d’entreprises envoient à la fois une facture électronique (plus aisée d’utilisation) et une facture papier (pour la sécurité).

Nous vous proposons donc à cette fin notre solution pour vos factures électroniques : e-Sign it, pour la signature électronique devos factures au format PDF :

e-Sign it vous permet de signer électroniquement vos factures PDF, soit au nom de l’entreprise (par exemple au moyen d’uncertificat personne morale que nous vous émettons), soit au nom des personnes responsables au sein de votre entreprise. L’outil vous permet de traiter des factures individuellement ou en volume, manuellement ou de manière automatisée sur serveur(s).

Les avantages de e-Sign it™ pour signer vos factures électroniques

  • Aucun investissement préalable. Nous abaissons ainsi le seuil de coût à l’adoption d’un système de facturation au minimum. Seul un coût par facture signée est payé ;
  • Suppression totale de la complexité de la signature électronique. Nous abaissons ainsi le seuil d’adoption de la signature électronique de factures due à la complexité d’utilisation au minimum ;
  • e-Invoicing vous fournit le moyen idéal de simplification administrative de vos traitements ;
  • e-Invoicing vous fournit le moyen idéal pour automatiser des processus et des contrôles ;
  • Grâce à la signature PDF, nous vous fournissons le moyen idéal d’amélioration de la lutte contre la fraude et les contestations de factures. Un PDF signé est nettement plus sécurisé qu’une facture papier contre les manipulations. Par ailleurs la version électronique peut être comparée très facilement à tout autre document, bon de commande, original électronique de la facture, etc.
  • e-Invoicing permet des envois en masse de factures par email avec les factures PDF en pièce(s) jointe(s).

Pour en savoir plus sur ce produit, allez à la page e-Sign it,

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